Planera för säker förvaring över natten

Planera även för att kunna förvara rösterna säkert fram till överlämningen till länsstyrelsen och till valnämndens preliminära rösträkning på onsdagen. Säkerställ ett högt skydd eftersom det handlar om en stor del av kommunens röster.

Skydd av lokaler och förvaringsutrymmen

Utöver de grundläggande rekommendationerna föreslår vi följande skyddsåtgärder:

• Använd förvaringsenheter som säkerhetsskåp eller värdeskåp.
• Se till att ha larm kopplat till larmcentral, inklusive rutiner för hantering av larm.
• Ha spårbar tillträdeskontroll till lokalen eller förvaringsutrymmet.

Om det finns en förhöjd hotbild rekommenderar vi att ni använder väktare även under natten.

Informera ordförande om mottagningen

Meddela ordförandena i vallokalerna adressen till mottagningen och annan bra information såsom om tillgänglig parkering. Försäkra er om att de känner till rutiner och säkerhetsarrangemang för transporten och mottagningen. Utbilda ordförande

Planera flödet

Ha beredskap för att många valdistrikt blir färdiga med sin rösträkning ungefär samtidigt. Utifrån det, planera för hela flödet av mottagningen:

• parkering
• sträckan från parkering till byggnad
• köbildning utanför och innanför
• hantering av automatiskt stängande dörrar
• eventuellt väntrum
• eventuell förtäring (åtskild från mottagandet så att röstningsmaterialet inte skadas)
• sophantering
• plats för mottagning
• hantering av mottaget material
• förvaring av mottaget material.

Sophantering

Valnämnden kan besluta om särskilda rutiner för hantering av sopor, där papperssopor ska hållas isär från övriga sopor. Det kan handla om sopor som ska destrueras på särskilt sätt på grund av personuppgifter eller sparas under en tid för eventuell uppföljning. Om röstmottagarna har med sig dessa sopor till mottagningen behöver ni en plan för att ta emot och hantera dem.

Mottagningen är inte offentlig

Mottagningen omfattas inte av reglerna för offentlighet. Ni behöver därmed inte ge allmänheten möjlighet att observera mottagningen.

Material som mottagarna behöver

Eftersom mottagarna ska öppna, kontrollera och packa om de kassar som valdistriktet levererar, behöver mottagarna nya kassar att packa ner materialet i.

Mottagarna behöver tillgång till följande material vid val till riksdag, region- och kommunfullmäktige:

• en gul, en vit och en blå valkasse till varje valdistrikt
• en röd uppsamlingskasse till varje valdistrikt
• extra valkassar i fall något blir fel
• extra omslag för förtidsröster och omslag för valsedlar
• instruktion för att ta emot ett valdistrikt
  
• kontorsmaterial som pennor, sax, miniräknare, anteckningsblock
• plats för att lägga valdistriktets mottagna kassar, till exempel flyttkartong eller vagn.

Vid val till Europaparlamentet gäller samma som ovan men istället för gul, vit och blå valkasse är det en grön valkasse för det valet.

Rutin för spårbarhet

Det är bra om det i efterhand går att spåra vilka mottagare som tagit emot vilka valdistrikt. Viss spårbarhet finns i och med att mottagarna signerar blanketten ”Kvittens uppsamlingskasse” och resultatbilagan. Ytterligare spårbarhet får ni om mottagarna skriver en lista över vilka valdistrikt de tagit emot.