Om ni behöver byta fönsterkuvert

Det kan finnas olika orsaker till att ni behöver öppna och byta ut ett fönsterkuvert. Det ska ni göra på valkansliet.

Gör så här:

1. Ta fram ett nytt fönsterkuvert och adresskort (om sådant saknas).
   
2. Logga in i Valid och gå till menyn Sök i valtillfällets röstlängd.
   
3. Ange där väljarens nummer i röstlängden från det felaktiga fönsterkuvertet och notera väljarens personnummer tillfälligt.
   
4. Öppna det felaktigt iordninggjorda fönsterkuvertet och ta ur valkuverten.
5. Lägg ner valkuverten och adresskortet i det nya fönsterkuvertet.
   
6. Logga in i Valid och gå till menyn för att efterregistrera röster.
7. Ange datum och lokal från omslaget eller ange valfri dag och lokal ifall omslag saknas. Ange väljarens personnummer från din tillfälliga anteckning.
   
8. Koppla det nya fönsterkuvertet med väljaren.
9. Anteckna ”Makulerat” på det felaktiga fönsterkuvertet samt vilken åtgärd som gjorts.
10. Det nya fönsterkuvertet kan nu distribueras och sorteras.
11. Rapportera det felaktigt iordninggjorda fönsterkuvertet i Valid enligt nedan.

Okopplad förtidsröst men nummer i röstlängden finns

Om ni till exempel fått en retur från Postnord där fönsterkuvertet inte är kopplad men det finns ett nummer i röstlängden på kuvertet, gör så här:

1. Logga in i Valid och gå till menyn Sök i valtillfällets röstlängd.
2. Ange där väljarens nummer i röstlängden och notera väljarens personnummer tillfälligt.
3. Logga in i Valid och gå till menyn för att efterregistrera röster.
4. Efterregistrera den på valfri dag och lokal. Ange löpnumret som står på kuvertet. Skriv väljarens personnummer från din tillfälliga anteckning.
5. Koppla fönsterkuvertet med väljaren.
6. Fönsterkuvertet kan nu distribueras och sorteras.

Kontrollera fönsterkuvert i Valid

Om du vill kontrollera att en förtidsröst blivit korrekt kopplad eller dubbelkolla att numret i röstlängden blivit korrekt antecknat går det bra att använda funktionen Kontrollera fönsterkuvert som finns i menyn Digital väljarförteckning.

Här kan du skanna koden på fönsterkuvertet och om den är kopplad kommer väljarens nummer i röstlängden upp. Om fönsterkuvertet saknar koppling visas ett felmeddelande.

Om du har behörighet LADM eller FROST kan du se alla förtidsröster som rör kommunens egna väljare eller röster som tagits emot i kommunen. L-SKYAD kan se samma och även väljare med skyddade personuppgifter.

Rapportera felregistrerade fönsterkuvert i Valid

Med felregistrerade fönsterkuvert menar vi de fönsterkuvert som av någon anledning blev felaktigt hanterade och kopplade vid röstmottagningen eller efterregistreringen.

Felregistrerade fönsterkuvert får aldrig skickas vidare i det ordinarie flödet. De felregistrerade fönsterkuverten ska röstmottagarna lämna till er i valkansliet i omslag.

Ni behöver inte rapportera om ett okopplat fönsterkuvert inte kan användas på grund av att det är trasigt, smutsigt eller liknande. Dessa kuvert kan ni slänga direkt utan åtgärd.

Behörighet i Valid

För att kunna rapportera antalet felregistrerade fönsterkuvert i Valid behöver du någon av följande behörigheter:

• Förtidsröstregistrerare (FROST)
  
• Lokal valadministratör (LADM)

Rapportera antalet felregistrerade fönsterkuvert i Valid

Ni behöver inte rapportera samma dag men gör det löpande.

Gör så här:

1. Gå till Digital väljarförteckning och välj sedan Felregistrerade fönsterkuvert.
   
2. Välj datumet för felregistreringen.
   
3. Ange antalet fönsterkuvert som felregistrerades. Ange totalsumma om det skedde flera felregistreringar under samma dag.
   
4. Klicka på Lägg till.

Nu visas raden i tabellen nedanför. I botten av tabellen visas det totala antalet felregistreringar i kommunen.

Det går att välja datum som redan passerat, men inte kommande datum.

Om du vill ändra antalet för ett redan registrerat datum ska du klicka på pennan, ange det nya antalet och spara. Om du vill radera raden helt ska du klicka på papperskorgen för den aktuella raden.

Föl valnämndens gallringsbeslut för dessa kuvert.

Gallring och arkivering

Hantera returer från Postnord

När Postnord tar emot fönsterkuvert som inte är korrekt i iordninggjorda kan det hända att de skickar kuverten i retur till kommunen för eventuell åtgärd.

Fel som innebär en retur kan exempelvis vara att det inte går att läsa av till vilken kommun rösten ska, att rösten inte är kopplad eller att fönsterkuvertet inte är igenklistrat eller skadat.

Fönsterkuverten kommer till kommunen i en gul säkerhetspåse från Postnord tillsammans med en notering varför returen skett.
Kommunen får då möjlighet att åtgärda felet och därefter skicka tillbaka fönsterkuvertet till Postnord.

Åtgärdsförslag på returer från Postnord

• Kod ej kopplad
  Kontrollera fönsterkuvertet i Valid för att se om rösten är kopplad, instruktion finns på denna sida. Om rösten inte är kopplad ska ni följa rutinen "Okopplad förtidsröst men nummer i röstlängden finns" på denna sida.
• Kod ej läsbar
  Följ instruktionen för ”Om ni behöver byta fönsterkuvert” på denna sida för att byta ut kuvertet och göra om kopplingen.
  
• Skadat vid ankomst/skadat i maskin
  Om ni bedömer att det inte finns anledning att anta att fönsterkuvertet har skadats avsiktligen kan ni byta ut det skadade kuvertet. Följ instruktionen för ”Om ni behöver byta fönsterkuvert” på denna sida för att byta ut kuvertet och göra om kopplingen.
  
• Ej tillräckligt igenklistrat
  Om ni bedömer att det inte finns anledning att anta att fönsterkuvertet har öppnats avsiktligen kan ni försluta kuvertet. Skriv en tjänsteanteckning som ni sparar tillsammans med dagrapporterna för den röstningslokal där rösten togs emot.
• Adress saknas i fönster
  Följ instruktionen för ”Om ni behöver byta fönsterkuvert” på denna sida för att byta ut kuvertet och göra om kopplingen.
  

Om ni har fått en retur men förtidrösten är kopplad och allt verkar i sin ordning kan ni lämna den till Postnord i ett omslag där ni skriver att ni fått rösten i retur men inte hittat något fel.

Hantera fönsterkuverten enligt arkivrutin

När du gjort rapporteringen ska du hantera de felregistrerade fönsterkuverten enligt era interna arkivrutiner.

Gallring och arkivering

Valmyndigheten samlar in statistiken

Valmyndigheten samlar in den här statistiken eftersom felregistrerade fönsterkuvert kommer loggas i Valid som mottagna röster. Att veta antalet felregistrerade fönsterkuvert gör att Valmyndigheten får en så korrekt totalsumma över antalet faktiskt hanterade förtidsröster som möjligt. Inför kommande val är målsättningen att felregistrerade fönsterkuvert ska hanteras på annat sätt.