Gallring och arkiv
Publicerad: 24 juni 2025
Det är kommunens ansvar att arkivera och gallra vissa handlingar för val. Som stöd i arbetet finns arkivlagen och särskilda gallringsråd.
Arkivlagen
Arkivlagen (1990:782) reglerar arkiv och gallring. Ta hjälp av kommunens arkivansvariga som har kunskap om vad som gäller.
Allmänna handlingar får gallras (förstöras) om kommunen har fattat beslut om detta. Hur ni fattar beslut om gallring inom kommunen framgår av arkivreglementet.
Gallringsråd
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor har tagit fram råd för bevarande och gallring av valnämndens handlingar, Bevara eller gallra nr 1 – Ledning och stödprocesser (sidan 24 och framåt). Du hittar gallringsråden på SKR:s hemsida.
Gallringsråd (Sveriges Kommuner och Regioner)
Länk till annan webbplats.
I gallringsråden framgår vilka handlingar som ni ska bevara för all framtid, vilka ni ska spara fram till nästa val vunnit laga kraft och handlingar som ni ska förstöra.
Om ni har handlingar som inte är omnämnda eller definierade i råden behöver ni genomföra en gallringsutredning innan ni fattar gallringsbeslut.
Synpunkter, frågor och klagomål från allmänheten ska ni hålla ordnade eller diarieföra i den ordning som gäller för kommunen.
Av gallringsråden framgår:
Handlingar som ska bevaras för all framtid
- Röstlängder som har använts vid val.
- Valnämndens protokoll och diarieförda handlingar.
- Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsvarande).
- Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, speciellt om förtidsröstning och om dubblettröstkort).
- Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och ambulerande röstmottagare).
- Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val).
- Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, ambulerande röstmottagare, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag till nästa val).
Handlingar som ska sparas under valperioden och fram till dess att nästa val vunnit laga kraft
- Omslag med ytterkuvert från godkända budröster.
- Omslag med budröster som har underkänts och tagits omhand.
- Väljarförteckningar.
- Protokoll över mottagna förtidsröster.
- Kvitton avseende röster som har tagits emot från posten.
Handlingar som kan förstöras efter valet
- Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och ambulerande röstmottagare) från Valmyndigheten och länsstyrelsen som enbart gäller ett val.
- Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler. Röstkorten innehåller personuppgifter och ska därför förstöras på ett säkert sätt.
- För sent inkomna brevröster får förstöras så snart valet vunnit laga kraft.
- Kopior av beslut från länsstyrelser och Valmyndigheten om rättelse av röstlängd får förstöras när valet har vunnit laga kraft, eftersom rättelserna har införts i respektive röstlängd.
- Förtidsröster som kommer för sent för att hanteras på valnämndens preliminära rösträkning ska hanteras som underkända förtidsröster. Dessa får förstöras så snart valet har vunnit laga kraft.
- Handlingar som fakturor, hyresavtal, förteckningar över personer som tjänstgjort med mera kan gallras med frister som gäller generellt för ekonomi- och personaladministrativa handlingar vid kommunen (vanligen 2-10 år).
Röstlängden och andra allmänna handlingar
Den använda röstlängden är en allmän handling. Om någon vill kontrollera i röstlängden om hen har blivit avprickad som röstande eller om någon annan har röstat måste ni kunna visa röstlängden eller ta en kopia av den sida som efterfrågas.
Även de godkända och de omhändertagna underkända budkuverten måste ni visa för den som begär att få se dem. De omhändertagna underkända budrösterna får dock inte öppnas av någon.
Det är viktigt att se till att material inte blir förvanskade eller förstörda när det visas upp.
Överblivet valmaterial
Efter att valet har vunnit laga kraft informerar Valmyndigheten om vilket material ni ska spara och vilket ni kan destruera.
Visst material ska ni spara som en förberedelse för extra val.