Gallring och arkiv
Publicerad: 2 september 2026
Det är kommunens ansvar att arkivera och gallra vissa handlingar för val. Som stöd i arbetet finns arkivlagen och särskilda gallringsråd.
Arkivlagen
Arkivlagen (1990:782) reglerar arkiv och gallring. Ta hjälp av kommunens arkivansvariga som har kunskap om vad som gäller.
Allmänna handlingar får gallras (förstöras) om kommunen har fattat beslut om detta. Hur ni fattar beslut om gallring inom kommunen framgår av arkivreglementet.
Gallringsråd
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor har tagit fram råd för bevarande och gallring av valnämndens handlingar, Bevara eller gallra nr 1 – Ledning och stödprocesser (sidan 24 och framåt). Du hittar gallringsråden på SKR:s hemsida.
Gallringsråd (Sveriges Kommuner och Regioner) Länk till annan webbplats.
I gallringsråden framgår vilka handlingar som ni ska bevara för all framtid, vilka ni ska spara fram till nästa val vunnit laga kraft och vilka handlingar som ni ska förstöra.
Om ni har handlingar som inte är omnämnda eller definierade i råden behöver ni genomföra en gallringsutredning innan ni fattar gallringsbeslut.
Synpunkter, frågor och klagomål från allmänheten ska ni hålla ordnade eller diarieföra i den ordning som gäller för kommunen.
Sedan råden kom ut 2010 har en hel del förändrats men i huvudsak stämmer de principer som återfinns i kapitel 2. Valnämnd och det som sägs om Valdatasystemet gäller i huvudsak för Valmyndighetens it-system Valid och Valmyndighetens webbplats valcentralen.val.se.
Av gallringsråden framgår:
Handlingar som ska bevaras för all framtid
- Röstlängder som har använts vid val. (Vid testverksamhet med digital röstlängd ska röstlängden bevaras vid sidan om den tryckta röstlängden.)
- Valnämndens protokoll och diarieförda handlingar.
- Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsvarande).
- Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, speciellt om förtidsröstning och om dubblettröstkort).
- Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och ambulerande röstmottagare).
- Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val).
- Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, ambulerande röstmottagare, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag till nästa val).
Handlingar som ska sparas under valperioden och fram till dess att nästa val vunnit laga kraft
- Omslag med ytterkuvert från godkända budröster.
- Omslag med budröster som har underkänts och tagits omhand.
- Väljarförteckningar. (En inloggningsbilaga där informationen har omhändertagits i den digitala väljarförteckningen kan bedömas vara av tillfällig betydelse och bör kunna gallras en vecka efter valdagen.)
- Protokoll över mottagna förtidsröster (numera Kvitto mottagna förtidsröster från valnämnden)
- Kvitton avseende röster som har tagits emot från posten.
Handlingar som kan förstöras efter valet
- Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och ambulerande röstmottagare) från Valmyndigheten och länsstyrelsen som enbart gäller ett val.
- Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler. Röstkorten innehåller personuppgifter och ska därför förstöras på ett säkert sätt.
- För sent inkomna brevröster får förstöras så snart valet vunnit laga kraft.
- Kopior av beslut från länsstyrelser och Valmyndigheten om rättelse av röstlängd får förstöras när valet har vunnit laga kraft, eftersom rättelserna har införts i respektive röstlängd.
- Förtidsröster som kommer för sent för att hanteras på valnämndens preliminära rösträkning ska hanteras som underkända förtidsröster. Dessa får förstöras så snart valet har vunnit laga kraft.
- Handlingar som fakturor, hyresavtal, förteckningar över personer som tjänstgjort med mera kan gallras med frister som gäller generellt för ekonomi- och personaladministrativa handlingar vid kommunen (vanligen 2-10 år).
Arkivera och gallra material från förtidsröstningen
Det är upp till varje kommun att besluta vilka handlingar som ska gallras eller destrueras genom att besluta om detta i gallringsrutiner.
Fönsterkuvert för förtidröst
Fönsterkuvert för förtidsröst som kopplats till den digitala väljarförteckningen bär information i form av en digital kod och en notering samt tryck av nummer i röstlängden. Beslut om gallring av sådana kuvert bör därför ingå i valnämndens gallringsföreskrifter.
Felregistrerade fönsterkuvert
Felregistrerade fönsterkuvert bör ni kunna gallra en vecka efter valet, när samtliga röster lämnats över till länsstyrelsen.
Följ valnämndens beslut om gallring.
Adresskort
Valmyndigheten bedömer att adresskort utan personuppgifter bör kunna gallras omedelbart efter valet och att adresskort som innehåller personuppgifter, från utlandet, bör kunna jämföras med röstkort och bör därför ingå i valnämndens gallringsföreskrifter.
Inloggningsbilagor
Inloggningbilagor där informationen har omhändertagits i den digitala väljarförteckningen kan bedömas vara av tillfällig betydelse och bör kunna gallras en vecka efter valdagen. Följ valnämndens gallringsbeslut. Den information som sparas i den digitala väljarförteckningen kan skrivas ut och arkiveras hos valnämnden efter valet.
Röstlängden och andra allmänna handlingar
En röstlängd behöver inte lämnas ut under valdagen då den används i vallokal. Uppkommer fråga om utlämnande i vallokalen bör röstmottagare hänvisa till ordinarie öppettider i kommunen och till valnämnden eller valkansliet som ska göra en prövning av en begäran om utlämnande. Utlämnandefrågan kan alltså vänta till måndagen efter valdagen.
Röstmottagningen är offentlig och en väljare har rätt att fota och filma röstmottagningen. Det innebär dock inte att någon som besöker röstmottagningen får fota eller filma röstlängden.
Den använda röstlängden är en allmän handling. Om någon vill kontrollera i röstlängden om hen har blivit markerad som röstande eller om någon annan har röstat kan hen begära att få ta del av röstlängden som en allmän handling. Vid en prövning av ett utlämnande ska en prövning ske av om sekretess föreligger enligt offentlighets- och sekretesslagen, till exempel 21 kap. 7 §.
Detsamma gäller för övriga handlingar, såsom olika kuvert, som omhändertas vid val. De omhändertagna underkända budrösterna får dock inte öppnas av någon.
Det är viktigt att se till att material inte blir förvanskade eller förstörda när det visas upp.
Överblivet valmaterial
Efter att valet har vunnit laga kraft informerar Valmyndigheten om vilket material ni ska spara och vilket ni kan destruera.
Visst material ska ni spara som en förberedelse för extra val.