Varje incidentrapport från ett röstmottagningsställe skickas med kopia till valkansliet i kommunen och till länsstyrelsen i länet.

Dagrapporten och protokollet i vallokalen har ett annat syfte än incidentrapporteringen. I dagrapporten och i protokollet noterar röstmottagarna vad som händer vid röstmottagningen. Uppgifterna ska finnas som stöd i den fortsatta hanteringen av röster, vid rösträkningen i vallokalen, vid valnämndens preliminära rösträkning och vid länsstyrelsens slutliga rösträkning. De båda dokumenten fungerar som garanter för ett transparent valsystem.

Incidentrapporteringen ska bidra till att Valmyndigheten kan ta fram en nationell lägesbild och så att myndigheten kan lämna råd och rekommendationer till valadministrationen. Samma händelse kan därför noteras i protokollet och rapporteras som en incident. Protokollet kan också innehålla händelser som inte är incidenter, till exempel noteringar om att avvikelser har lett till extra kontroller.

Det behöver inte finnas något ont uppsåt för att händelsen ska klassas som en incident. Orsaken till avvikelsen är alltså inte avgörande. Viktigt att komma ihåg är att en incident är en avvikelse som kan påverka valgenomförandet. Det blir därför också viktigt att göra en bedömning vid varje enskilt tillfälle. Om oredan i valsedelstället har påverkat valgenomförandet ska ni rapportera en incident. Bedömer ni att det inte har påverkat valgenomförandet är det inte en incident.

Det kan vara nödvändigt att delegera rapporteringen av incidenter för att uppfylla skyndsamhetskravet. I den utsträckning det bedöms lämpligt kan delegation lämnas till en röstmottagare. Skyldigheten att rapportera incidenter medför inte att andra skyldigheter enligt vallagen får åsidosättas. Ni ska därför rapportera en incident så snart det är möjligt, utan att det påverkar röstmottagningen negativt. Det är valnämnden som beslutar hur rapporteringen ska ske.